قرارداد محرمانگی و عدم افشاء منشی

آنکه همه چیز را می‌بیند

در ساختار اطلاعاتی یک شرکت، منشی یا مسئول دفتر موقعیتی دارد که در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد، اما در واقع یکی از حساس‌ترین گره‌های اطلاعاتی سازمان است. این سمت، نه به خاطر تصمیم‌گیری، بلکه به خاطر  مشاهده‌گری خود خطرناک است؛ مشاهده، در بسیاری از موارد، از تصمیم‌گیری هم قدرتمندتر است.

مسئول دفتر مدیرعامل، تمام مکاتبات ورودی و خروجی را پیش از انتشار می‌بیند، دستور جلسات را تنظیم می‌کند و در نتیجه از موضوع تمام جلسات آگاه است، قراردادها را پیش از امضاء، برای بررسی آماده می‌کند. با طرف‌های تجاری مکالمه دارد و نام، موقعیت و موضوع مذاکره‌شان را می‌داند، اطلاعات مالی حساسی که باید به مدیر عامل برسد، از طریق او منتقل می شود، گاه از جزئیاتی مطلع است که حتی معاونان شرکت از آن بی‌خبرند، از همه مهم تر، حتی اطلاعات محرمانه هم در مواردی از طریق منشی یا مدیردفتر، به  مدیرعامل انتقال داده می شود.

این سطح بالا از دسترسی، زمانی که بدون نظارت حقوقی – قراردادی ایجاد شود، یک ریسک جدی و بالقوه برای سازمان ایجاد می کند، که اغلب تا متاسفانه تا زمان وقوع، توجهی به آن نمی شود.

منشی چه چیزی نمی داند؟

منشی یا  مدیردفتر مدیرعامل، تقریباً همه چیز را می داند؛ یا مستقیماً به او گفته می شود، یا در نتیجه ی حضور از  آن مطلع می شود. بنابراین  حجم اطلاعاتی که منشی یا مدیردفتر نداند، بسیار کم است. این حجم اطلاعات، ناشی از گستردگی دسترسی منشی است، زیرا منشی به کلیه موارد زیر دسترسی دارد:

• دسترسی به مکاتبات: تمام نامه‌های اداری، ایمیل‌های رسمی، پیام‌های محرمانه و مکاتبات با طرف‌های تجاری، سرمایه‌گذاران، وکلا و مراجع دولتی.
• دسترسی به جلسات: برنامه‌ریزی، هماهنگی و گاه حضور در جلسات محرمانه‌ی مدیریت، جلسات مذاکره و جلسات هیئت‌مدیره.
• دسترسی به قراردادها: دریافت، آماده‌سازی، ارسال و بایگانی قراردادها پیش از امضا و پس از آن.
• دسترسی به اطلاعات مالی: مشاهده‌ی اسناد مالی در حین جابجایی، آگاهی از حقوق و مزایای کارکنان در صورت مسئولیت هماهنگی با حسابداری.
• دسترسی به روابط: شناخت کامل از شبکه‌ی ارتباطی مدیر، هویت طرف‌های تجاری، تأمین‌کنندگان، مشتریان کلیدی و مشاوران

برای مثال، در یک سازمان، حسابدار، مدیر حسابداری، و مدیر مالی، صرفاً به اطلاعات محرمانه – مالی شرکت دسترسی دارند؛ کارشناس فروش، مدیر فروش، صرفاً به اطلاعات محرمانه – بازرگانی شرکت را در اختیار دارند، اما منشی یا مدیردفتر، به تمام این اطلاعات به صورت مستقیم یا غیرمستقیم دسترسی دارد، حال آنکه کم ترین تمهیدات برای حمایت از اطلاعات محرمانه در برابر او انجام می شود.

خطرات واقعی در رابطه با منشی کدامند؟ 

بزرگ‌ترین چالش مربوط به حفاظت از اطلاعاتی که در اختیار منشی قرار دارد، این است که اکثر شرکت‌ها با مدیران و کارشناسان فنی خود، قرارداد محرمانگی منعقد می کنند اما از منشی و مسئول دفتر غافل می‌مانند. این غفلت، ناشی از کم توجهی به اهمیت این سمت است؛ اهمیت این سمت و مسئولیت های آن، هنوز برای بسیاری از مدیران مشخص نیست؛ به عبارت دقیق تر، این سمت سازمانی، هنوز به اندازه ای که باید، جدی گرفته نشده است، اما خطرات آن بسیار مخرب و آسیب زننده است.

سایر خطراتی که از ناحیه منشی می تواند به سازمان تحمیل شود، از نظر کیفیت، تفاوتی با خطرات ناشی از سایر کارمندان ندارد، اما از نظر کمیت، به خاطر گستردگی دامنه اطلاعات، می تواند خطرات بیشتری نسبت به سایر کارمندان ایجاد نماید. برای مطالعه خطرات ناشی از عدم وجود قرارداد محرمانگی و عدم افشا، به مقاله ی آن مراجعه کنید.

یک تجربه عملی

در اواسط سال ۹۶، مالک و مدیرعامل یک استارت آپ در زمینه ی آموزش زبان، برای امور دفتری خود، منشی ای را استخدام می نمایند و به خاطر طبیعت کار، کلیه ی فایل های مربوط به نوآوری های آموزشی و فهرست مشتریان و غیره را در اختیار او قرار می گیرد. متعاقباً بعد از گذشت چند ماه، منشی با علم به مشغله ی مالک و به تاخیر انداختن برخی درخواست ها، با سوءاستفاده از فایل ها و فهرست مشتریان، در قدم اول، با بهایی کمتر از  استارت آپ، فایل های سطوح بعدی آموزش را در اختیار مشتریان قرار می داد، و در ادامه، با جذب مشتریان جدید برای خود ( با کمک یکی از اقوام نزدیکش ) اقدام به فعالیت موازی و فروش پکیج می نماید و عملاً موجب ورود آسیب های مالی شدید به  استارت آپ می شود و از این طریق، نه تنها مانع رشد استارت آپ می شود، بلکه آن را تا مرز نابودی هم می برد…

قرارداد محرمانگی منشی باید شامل چه مواردی باشد؟

قرارداد محرمانگی با منشی باید وسیع‌تر از حالت معمول تنظیم شود؛ زیرا دامنه‌ی دسترسی او گسترده‌تر از اکثر کارکنان و حتی مدیران است. نکات خاص این سمت عبارتند از:

تعریف گسترده‌ی اطلاعات محرمانه: باید صریحاً ذکر شود که مکاتبات، محتوای جلسات، هویت طرف‌های تجاری، اطلاعات مالی مشاهده‌شده در حین انجام وظیفه، و محتوای قراردادها، همگی محرمانه‌اند؛ حتی اگر به صورت تصادفی یا در حین انجام امور روتین دیده شده باشند.

تعهد به عدم استفاده: نه فقط افشا، بلکه استفاده از اطلاعات برای هر هدفی غیر از انجام وظایف شغلی باید ممنوع شود.

تعهدات پس از پایان همکاری: تعهد محرمانگی باید صریحاً پس از پایان قرارداد کار نیز ادامه داشته باشد و مدت آن مشخص شود.

جمع بندی